Qual o canal de comunicação interna mais adequado para a minha empresa?

Como escolher o melhor canal de comunicação interna para a sua empresa?

Canais de comunicação interna são todos os meios que uma empresa usa para transmitir informações e manter interações com seus colaboradores. Existem diversos canais de comunicação que uma empresa pode utilizar, desde reuniões e assembleias presenciais até os formatos digitais, como aplicativos, redes sociais e TV corporativa.

Toda empresa necessita de uma boa ferramenta de comunicação interna, principalmente para conseguir organizar o fluxo de informações e ter assertividade no envio de mensagens aos colaboradores. Um canal de comunicação adequado, além de entregar as mensagens de forma compreensível e acessível, contribui para melhorar a produtividade, o engajamento e o alinhamento dos colaboradores com a organização. Por isso a sua escolha merece tanta atenção.

A escolha do melhor canal de comunicação irá depender dos objetivos da comunicação interna de cada empresa.

Pense na sua empresa hoje. Pode ser que um dos principais objetivos seja conseguir impactar todos os colaboradores com informações relevantes sobre o dia a dia da empresa. Pode ser que o objetivo seja aumentar o engajamento e a interação dos colaboradores. Cada objetivo tem especificidades que serão melhor atendidas por um ou por outro canal.

É difícil causar impacto positivo utilizando canais de comunicação interna incompatíveis com o perfil da empresa e dos seus funcionários. Por isso, é essencial que os canais de comunicação interna escolhidos estejam adequado ao seu público e às características da organização. É preciso realizar um diagnóstico, mapeando as necessidades da empresa e do seu público interno e, a partir daí, elaborar uma estratégia de comunicação.

Neste artigo apresentaremos os canais de comunicação interna mais utilizados e as suas principais características. O objetivo é que você consiga analisar cada um deles, considerando cenário atual da sua empresa, desde o perfil dos funcionários até as principais metas de comunicação. Dessa forma você poderá encontrar o canal de comunicação que supra as suas necessidades da forma mais adequada.

O email é um dos canais de comunicação mais utilizados pelas empresas
O email é um dos canais de comunicação mais utilizados pelas empresas

E-mail

Talvez o meio de comunicação digital mais “arcaico” de todos, mas ainda um dos mais utilizados por empresas de todos os tamanhos. O e-mail permite que, além de passar informações diretamente para um grupo de pessoas ou mesmo para toda a empresa, ainda se possa conversar individualmente com qualquer pessoa do quadro de funcionários.

Uma desvantagem desse canal de comunicação é o acesso, pois funcionários de áreas operacionais (como manufaturas ou atendimento ao público, que não utilizam diariamente um computador ou smartphone) acabam não recebendo as mensagens. Além disso, em muitas organizações a taxa de engajamento com o e-mail é insatisfatória, pois muitos deles nem sequer são lidos. Ou seja, as informações estão sendo encaminhadas pela empresa, mas os colaboradores não estão recebendo-as. 

Murais e Quadros de Avisos

Os murais e quadros de aviso são, talvez, a ferramenta de comunicação interna mais simples de todas. Útil para avisos e lembretes, para divulgar reuniões e eventos, o mural é uma ferramenta de baixo custo, capaz de transmitir informações com certa eficácia nas empresas de pequeno porte.

Os murais precisam ser posicionados em pontos estratégicos dentro da empresa para que chamem atenção de quem passa.

Seja para ver uma foto, um aviso ou lembrete, o mural pode passar as informações básicas com clareza.

O uso dessa ferramenta, porém, não é a melhor alternativa para empresas de porte grande. Além do tempo gasto com a atualização do conteúdo de diversos murais, ainda há a desvantagem do gasto com a impressão de novos materiais informativos a cada atualização. 

Outra desvantagem é que, com o tempo, os murais acabam se fundindo à mobília estática dos ambientes (principalmente se a frequência de atualização não for muito regular), falhando em gerar engajamento.

TV Corporativa como Canal de Comunicação Interna nas empresas

TV Corporativa

A TV Corporativa é um dos canais de comunicação que mais vem se expandindo nos últimos anos. Ela se destaca por ser um canal passivo, ou seja, não depende de uma ação voluntária das pessoas em buscar a informação. A TV Corporativa funciona como um radiador de informações, podendo agregar diversos tipos de conteúdos dentro em sua programação. Desde indicadores e normas de segurança até notícias da empresa e os aniversariantes do mês, a TV corporativa abre um leque enorme de alternativas para a comunicação interna.

Com a possibilidade de reproduzir vídeos, fotos e gráficos informativos, a TV Corporativa possibilita uma variedade de formas para que a mensagem chegue até o colaborador de forma rápida e livre de ruído.

A TV Corporativa exige um investimento inicial em equipamentos e instalações, mas, uma vez encerrada esta etapa, o funcionamento de uma rede de TV Corporativa tem baixo custo operacional. Trata-se, ainda, de uma solução altamente escalável, uma vez que o gerenciamento de mais terminais não requer muito esforço extra.

Intranet

A intranet é um canal de comunicação que facilita a troca de informações entre diversos setores de uma empresa. Ela permite acesso rápido para troca de arquivos e compartilhamento de documentos aliado à segurança de um ambiente digital fechado.

A desvantagem da Intranet está no custo da implantação de um sistema personalizado, bem como o custo com servidores e equipamentos adicionais. Assim como no e-mail, funcionários sem acesso a computadores e smartphones acabam tendo pouco engajamento com esse canal de comunicação.

Newsletter

Semelhante a um jornal interno, uma newsletter é uma forma de comunicação mais dinâmica e compacta. Inicialmente impressas, nos últimos anos as newsletters migraram para o formato digital. Elas podem trazer notícias, comunicados da empresa, informações úteis para os colaboradores e destacar eventos e atividades internas. A newsletter pode ser usada para motivar e fortalecer as relações entre empresa e funcionário, além de manter os colaboradores informados sobre o negócio e sobre outros assuntos importantes.

Este canal alia as mesmas desvantagens do email e dos murais: a newsletter digital acaba tendo o mesmo baixo engajamento do e-mail (além de não ser acessível pelos funcionários que não tem acesso a computador) e o seu formato físico incorre nos mesmos custos de impressão dos murais.

Rede Social

Uma das mais novas ferramentas de comunicação interna, a rede social corporativa traz diversos recursos já bastante familiares para os usuários nativos digitais. É possível enviar fotos, vídeos e interagir com outros usuários ou grupos de usuários. A rede social corporativa vai além de informar, podendo fornecer aos colaboradores registros de reuniões, fotos de eventos e lembretes da empresa.

Toda esta versatilidade tem um preço alto, literalmente: o custo de implantação de uma rede social corporativa costuma ser elevado. Como o sucesso dessa ferramenta depende do engajamento dos seus usuários, uma eventual baixa adesão dos colaboradores pode acabar comprometendo os seus resultados.

Caixa de sugestões

Comunicar é, também, ouvir. A caixa de sugestões é uma forma de dar voz aos colaboradores, principalmente àqueles que acabam excluídos de outros canais de comunicação interna. Trata-se de um meio simples e barato de receber feedback de quem, talvez, não se sentisse confortável para fazê-lo de outra forma.

Assim como outras ferramentas, a caixa de sugestões ganhou recentemente a sua versão digital, facilitando o seu gerenciamento. A caixa de sugestões é interessante para dar liberdade aos colaboradores que têm necessidade de expor uma ideia, crítica ou até sugestão. O impacto pode ser significativo, uma vez que permite identificar problemas percebidos por quem é diretamente afetado por eles.

Um aspecto negativo da caixa de sugestões é que todas as sugestões precisam ser analisadas individualmente, combinadas, estratificadas e encaminhadas para que recebam o tratamento necessário. Todas estas etapas demandam tempo e mão de obra.

Revista ou jornal impresso

Mais do que canais de informação, as revistas e jornais impressos podem classificados como canais de entretenimento e engajamento dos funcionários. Notícias da empresa ou do setor em que atua, misturada com informações do ambiente de trabalho, como eventos e reuniões, acabam atraindo os olhares dos funcionários. Revistas e jornais impressos devem ter o cuidado de não trazer conteúdos que sejam extremamente sensíveis ao tempo. São meios adequados para apresentar artigos mais aprofundados, que retenham valor mesmo decorrido certo tempo da sua publicação.

São canais que vem caindo em desuso, uma vez que cada vez mais empresas vem se preocupando com a sustentabilidade. Além disso, podem gerar custos elevados de produção, impressão e distribuição.

Blogs

Inúmeras empresas vem utilizando blogs na sua comunicação interna devido ao seu baixo custo, à facilidade e velocidade de atualização e à possibilidade de reunir textos, fotos, vídeos e outros recursos. O blog possibilita que todos os feitos e notícias da empresa possam ser divulgados como em um site. A grande diferença está na interatividade, com espaço para comentários, que possibilita um feedback quase instantâneo das publicações.

Em contraponto, para ser efetivo, é necessário que todos os colaboradores tenham acesso à internet. Sem o uso de smartphones ou computadores, a mensagem não tem impacto em todo o quadro de funcionários da empresa.

Aplicativos de mensagens

Os aplicativos são uma das mais recentes inovações na comunicação interna das empresas. Existem diversos aplicativos, com diferentes funcionalidades e ainda é possível desenvolver um software exclusivo que atenda a necessidades específicas da empresa. Os aplicativos são ideais para gerenciar projetos e compartilhar informações com funcionários que não trabalham em escritórios ou que precisam viajar a trabalho. Servindo inclusive como um chat, o aplicativo pode trazer mais dinamismo e eficiência na troca de mensagens entre os colaboradores.

É preciso atenção na implantação deste canal de comunicação interna, pois, além do custo do software, é preciso cobrir os custos com smartphones e acesso à internet para toda a equipe. Além disso, pessoas que não tenham familiaridade com a tecnologia podem ter baixo engajamento neste canal.

Cartazes

Cartazes são um dos canais de comunicação mais antigos, porém, ainda muito presentes pelas empresas. Quando utilizados para transmitir mensagens curtas ou para chamar atenção para metas ou objetivos estratégicos da empresa, podem ser ferramentas bem efetivas. Pela sua natureza estática, os cartazes precisam estar bem posicionados para que chamem a atenção das pessoas. O conteúdo que melhor se adapta a este canal são imagens e ilustrações acompanhadas por textos curtos com títulos chamativos. Pode ser uma alternativa para chamar atenção a eventos esporádicos dentro da empresa.

As desvantagens dos cartazes são similares às dos murais: sua natureza estática é pouco atrativa e, dependendo da quantidade necessária, os custos com impressão e distribuição podem ser elevados. É ainda uma opção não muito sustentável.

Como escolher os canais de comunicação interna mais adequados?

A escolha dos canais de comunicação é uma das tarefas mais importantes da Comunicação Interna. Cada um deles apresenta vantagens e desvantagens, se adequando melhor a uma ou outra situação. O melhor canal de comunicação interna irá variar para cada empresa, principalmente de acordo com seus objetivos e características, bem como com o perfil dos funcionários. É importante garantir que a comunicação chegue a todos os colaboradores, seja compreendida e retida. Uma Comunicação Interna eficaz é aquela que consegue integrar seus canais de comunicação à cultura organizacional, maximizando o seu alcance e o seu engajamento. É preciso realizar uma análise mais profunda considerando todos estes fatores para que a empresa consiga definir as melhores alternativas para organizar o seus fluxos de informações internamente.

Veja como a TV Corporativa pode ajudar a sua empresa a se comunicar melhor e ainda aumentar a produtividade no escritório.
Veja como a TV Corporativa pode ajudar a sua empresa a se comunicar melhor e ainda aumentar a produtividade no escritório.