Engajamento em tempos de Home Office

Como podemos ajudar os colaboradores a se manterem focados e mentalmente saudáveis diante de mudanças tão significativas?

logo Pix Mídia

Nas últimas semanas empresas ao redor do mundo inteiro instituíram o trabalho remoto como forma de reduzir a transmissão do coronavírus.

Existem formas de obter bons resultados (e evitar a loucura!), desde a criação de um espaço de trabalho adequado até o modo de falar com os demais colegas.

Última Revisão: 28/09/2020

Tempo de leitura: 20 minutos

Compartilhe este artigo:

O sonho do Home Office

O sonho se tornou realidade: sua cadeira de trabalho é o sofá. Seu uniforme é um pijama. Seu trajeto para o trabalho são alguns passos dentro de casa. A sala de casa passou a ser o novo local de trabalho para muitas pessoas. Há muitos benefícios no trabalho remoto, mas a rápida transição para este modo também pode ser desorientadora. Agora que grande parte das empresas passou a adotar alguma forma de home office, é importante que os líderes cultivem ativamente o engajamento e a produtividade.

Fazer a transição súbita para um modelo de trabalho de home office não é fácil e pode ter impacto na experiência do colaborador. Levando em conta que muitas atividades não voltarão à sua rotina normal durante algum tempo, como podemos ajudar os colaboradores a se manterem focados, produtivos e mentalmente saudáveis diante de mudanças tão significativas?

Algumas pessoas estarão trabalhando de casa pela primeira vez, e precisarão descobrir como se concentrar nas tarefas em um ambiente que pode não ser muito propício à produtividade. Além disso, cada funcionário precisa ver como ele se encaixa no quadro geral da organização – sua missão e propósito. Essa significativa mudança nas vidas pessoais e profissionais pode provocar ansiedade, frustração e esgotamento. Embora pesquisas mostrem que os trabalhadores remotos são mais produtivos (e os colaboradores gostarem da flexibilidade do home office), eles normalmente não revelam o quão isolados se sentem. Quando negligenciados, esses sentimentos afetam a sua produtividade e desempenho, levando a erros e influenciando a capacidade de sobrevivência da organização nestes tempos difíceis.

De acordo com um estudo publicado na Harvard Business Review, dois terços dos trabalhadores remotos apresentam baixo engajamento e mais de um terço nunca consegue interagir com o restante das equipes.

Ainda de acordo com este estudo, mais de 70% de quem faz home office sente-se isolado da sua equipe de trabalho e estes são os funcionários que correm maior risco de deixar a sua organização num futuro próximo.

Em situações excepcionais, as pessoas esperam que suas lideranças deem a segurança de que existe um objetivo para o qual podem contribuir. E os gestores são os responsáveis por liderar suas equipes em direção a esses objetivos. De acordo com a empresa de consultoria em RH Gallup, o gestor é responsável por pelo menos 70% do engajamento dos seus colaboradores. Ou seja, são as suas interações que determinam o nível de compromisso e desempenho dessas pessoas.

O trabalho remoto pode ser vantajoso tanto para o empregado quanto para a empresa, mas essa experiência precisa ser cuidadosamente cultivada e estimulada para minimizar o lado negativo do isolamento. Seguir as recomendações a seguir ajudará as pessoas a se sentirem conectadas com os demais integrantes da sua equipe e com a empresa como um todo.

Ao se comunicar à distância, descreva exatamente o que você quer dizer, mesmo que você pense que está se repetindo. Nem todo mundo tem a mesma informação que você tem.

Funcionário em home office sorrindo para o computador

Mantendo o engajamento

Considerando que é provável que esta situação se prolongue durante um longo período de tempo, é importante avaliar a forma como as coisas estão funcionando. Os gestores precisam esclarecer expectativas, rever necessidades de equipamentos e reajustar papéis para que as pessoas possam alavancar seus pontos fortes de novas maneiras. As equipes estão suficientemente conectadas? Os recursos tecnológicos são adequados para o trabalho que precisa de ser feito? Os colaboradores têm acesso a tudo o que precisam para serem produtivos? É importante fazer cedo os ajustes necessários para minimizar as frustrações.

Em momentos como este, mais do que nunca, as empresas precisam zelar por sua cultura organizacional e pelos seus rituais, mesmo que de forma virtual. Se a empresa tem reuniões semanais em determinados dias e horas ou se ela costuma fazer happy hour, por exemplo, estes hábitos devem ser mantidos, ainda que virtualmente. O importante é não se desconectar de seus rituais.

A primeira regra para o engajamento durante períodos de instabilidade é a escuta. Agora, mais do que nunca, é preciso entender o que os funcionários estão sentindo e vivenciando. Além disso, dedicar tempo para ouvir é uma forma de demonstrar verdadeira empatia. As pessoas precisam saber que nos preocupamos com elas, principalmente nos momentos mais delicados. Especialmente neste contexto de mudança abrupta, é importante que os gestores reconheçam o stress e ouçam as preocupações dos colaboradores. Mesmo uma pergunta geral como “Como é que está sendo esta situação para você?” pode obter informações importantes que, de outra forma, não surgiriam espontaneamente. Uma vez feita a pergunta, é preciso ouvir atentamente a resposta e deixar que o stress e as preocupações do colaborador sejam o foco da conversa.

Fazer videoconferências regulares ajuda a manter um ritmo constante de comunicação. Embora sejam muito práticas, nem sempre é possível determinar se a mensagem é internalizada e compreendida, ou se todos a receberam bem.

Trabalhadora em home office fazendo videoconferências com seus colegas do escritório

Seja isolamento pelo Coronavírus ou não, a comunicação entre o líder e sua equipe é fundamental para o trabalho remoto. Realizar uma chamada de 10 minutos no início e outra ao final do dia permite que cada um saiba o que é esperado de si e como está se saindo. Se os membros da sua equipe nunca trabalharam remotamente antes, não assuma que eles irão assimilar esse novo formato de trabalho sem alguns tropeços. Enquanto algumas pessoas desfrutam da paz e tranquilidade de trabalhar em casa, outras podem sentir falta da inspiração do ambiente ou das conversas diárias com os colegas. Faça reuniões individuais regularmente até ter uma boa noção de como cada um está lidando com o novo ritmo.

Uma grande parte do problema do isolamento social é que é mais difícil obter informações suficientes sobre o que as outras pessoas estão pensando e sentindo. Como resultado, mesmo um comentário bem intencionado pode ser mal interpretado.

Isso significa que você precisa de mais informações sobre os seus colegas ou clientes. E a melhor maneira de obter essas informações é perguntando. Isso ajuda a esclarecer não só uma situação específica, mas também a estabelecer uma base para futuras interações com esta pessoa.

Todos os que trabalham remotamente acabam descobrindo sozinhos como trabalhar, onde trabalhar e como criar limites entre o trabalho e a vida pessoal. Mas e quanto a equipamentos de escritório, desenvolvimento de carreira, oportunidades de treinamento e construção de relacionamentos com colegas? Trabalhar remotamente significa solucionar estes e outros problemas.

Em uma equipe remota, não importa quantas horas por dia a pessoa ficou sentada na sua mesa. O que importa é se no final da semana ela tem algum resultado ou não.

É muito mais fácil acompanhar a produtividade e os resultados quando se tem objetivos específicos. Caso não haja metas ou OKRs (objetivos e resultados chave) estabelecidos, existem outras formas de manter o alinhamento da equipe. Realize reuniões semanais (de preferência nas segundas-feiras), nas quais são definidas três principais prioridades para a semana. Descreva claramente os resultados e prazos desejados e apoie a sua equipe na forma de os alcançar.

Nas atuais circunstâncias, contudo, durante algum tempo, pode ser importante reconhecer os esforços em relação aos resultados, à medida em que todos se ajustam às novas prioridades e desafios. No final da semana, analise o quanto os objetivos foram atingidos e forneça feedback para ajudar a sua equipe a corrigir rapidamente o curso. Objetivos claros e atualizações regulares ajudarão a garantir que os empregados mantenham a concentração, a energia e o senso de propósito. Além disso, uma ligação direta entre o desempenho individual e os objetivos empresariais pode aumentar a confiança dos colaboradores na importância do seu trabalho, mesmo num ambiente desafiador.

Com a ansiedade e os desafios desta nova situação prejudicando o envolvimento dos funcionários, os gestores precisam redobrar os seus esforços de reconhecimento. O reconhecimento efetivo não só motiva o receptor, mas pode servir como um forte sinal para outros funcionários dos comportamentos que eles devem seguir. O reconhecimento pode assumir muitas outras formas além de recompensas monetárias – reconhecimento público, gestos de agradecimento, oportunidades de desenvolvimento e bonificações de baixo custo.

Considere a possibilidade de proporcionar tempo para que os colaboradores aperfeiçoem suas habilidades. Trace um plano de desenvolvimento e treinamento para cada colaborador através de cursos e certificações à distância ou então designe um “mentor” para orientar um colaborador menos experiente. Os mentores ajudam funcionários a aprender com os colaboradores seniores, resultando em maior envolvimento, produtividade e retenção dos funcionários. Isso irá capacitar os funcionários com os recursos necessários para fazer bem o seu trabalho, melhorar as suas competências, investir em seu futuro e fortalecer suas habilidades ou simplesmente interagir com outros colegas.

Celebre os sucessos, não importa quão pequenos eles sejam.

Trabalhar em casa não significa que se deva abrir mão de oportunidades para elogiar uma tarefa bem executada, celebrar aniversários ou encontrar maneiras de se divertir. Organizar uma espécie de happy hour virtual no final do dia, onde todos possam reconhecer as realizações um do outro é uma maneira fácil de levantar o moral.

Uma das atividades mais essenciais que um líder pode proporcionar é estruturar formas de interação social dos funcionários enquanto trabalham remotamente (ou seja, ter conversas informais sobre tópicos não relacionados ao trabalho). Diante disso, proporcionar oportunidades para os colaboradores se conectarem virtualmente é essencial. Happy hours virtuais, trocas de fotos de animais de estimação e competições amigáveis podem fazer maravilhas para o moral da equipe. A maneira mais fácil de estabelecer alguma interação social básica é destinar algum tempo no início das chamadas da equipe apenas para assuntos não relacionados ao trabalho. Reservar algum tempo para atividades leves e divertidas proporciona uma oportuna distração do ciclo de notícias negativas e ainda ajuda a aproximar as pessoas e reduzir a sensação de isolamento.

É importante ter um espaço dedicado à concentração, onde seja possível trabalhar com eficiência e ser criativo sem muitas distrações de casa.

Colaboradora fazendo home office com criança tentando mexer em seu computador

Se você está trabalhando a partir de casa

É necessário estabelecer regras claras para trabalhar em casa. Ter horários definidos nos quais você deve estar disponível, por exemplo, facilita encerrar as atividades no final do dia. Se não houver nenhuma regulamentação, as pessoas tendem a trabalhar além do horário. A ausência de limites claramente estabelecidos entre trabalho e tempo livre é um fator que leva rapidamente à desmotivação.

Trabalhar do sofá pode ser um cliché entre os críticos do home office, e é a solução menos indicada que se pode imaginar. Em vez de trabalhar com o laptop no colo ou na mesinha de centro, o ideal é destinar um cômodo exclusivo ao escritório. Quem não tem um escritório em casa, deve fazer o máximo que puder para criar um espaço exclusivamente para o trabalho com a sua própria mesa e equipamentos.

É importante ter um espaço dedicado à concentração, onde seja possível trabalhar com eficiência e ser criativo sem muitas distrações de casa. A separação física da vida pessoal ajuda a manter o foco durante o horário de trabalho e a desconectar após o expediente. Este último é um problema generalizado para quem trabalha em casa. Segundo estudos, 38,3% dos que fazem home office têm dificuldade em realmente se desligar depois do trabalho.

Só porque você pode ficar de pijama o dia inteiro, não significa que você deva. Siga a sua rotina de preparação para o trabalho como se você fosse comparecer ao escritório.

Ficar preso em casa o dia todo significa que é mais provável que você fique no seu sofá ou sentado na sua cadeira o dia todo. O deslocamento para o trabalho é eliminado, as academias estão fechadas em tempos de coronavírus, assim como as piscinas, clubes e quadras de esportes. No entanto, é importante fazer exercício regularmente e, pelo menos, circular dentro de casa com certa frequência. Se você tiver a sorte de ter um jardim, dar um passeio na hora de almoço também é uma boa ideia. Durante o horário de trabalho, mesmo pequenos exercícios podem ajudar, como fazer alongamentos para o pescoço, ombros, mãos, braços e costas.

O tempo poupado por não ter que se deslocar para o trabalho é um ótimo intervalo para uma rotina de fitness. Uma sessão de yoga é perfeita para iniciar o dia de forma saudável. Exercícios básicos, como flexões, agachamentos, abdominais ou polichinelos podem ser feitos durante uma pausa no meio do dia ou após o trabalho, para compensar todas as horas sentadas.

No escritório, uma conversa com os colegas ao ir buscar café ou uma pausa para ir buscar um lanche proporcionam pequenos intervalos que aliviam os olhos e a cabeça. No home office, por outro lado, muitas pessoas passam o intervalo de almoço no computador ou não fazem nenhum intervalo. Mas uma rotina de trabalho eficiente precisa de intervalos para repouso. Reserve um tempo para os intervalos das refeições e evite gastá-los em frente ao compuitador.

A separação física da vida pessoal ajuda a manter o foco durante o horário de trabalho e a desconectar após o expediente. Este último é um problema generalizado para quem trabalha em casa.

Funcionário fazendo uma pausa para descanso após uma jornada de home office

10 dicas essenciais para manter a sanidade (física e mental) durante o home office

Tente fazer refeições saudáveis e equilibradas, fazer algum exercício regularmente e dormir bastante. Evite álcool, tabaco e outras drogas.

Beba bastante água, pelo menos dois litros por dia.

Dê um descanso aos olhos: olhe pela janela a cada dez minutos, foque em alguns objetos distantes, faça exercícios visuais movendo os olhos para a esquerda e direita, para cima e para baixo

A ausência de luz e algum calor suave ajudam a descansar os olhos. Coloque as mãos brevemente (sem pressão) sobre os olhos por alguns minutos algumas vezes ao dia e visualize experiências positivas.

Vá para a cama à mesma hora todas as noites e levante-se à mesma hora todas as manhãs, inclusive nos fins de semana.

Abra as janelas em dias de sol. Trazer a luz do sol para sua casa ajuda a equilibrar o ritmo circadiano, regulando seu sono e energia. Sair de casa, mesmo que seja apenas uma voltinha no quintal para pegar ar fresco, fará você se sentir mais vivo e menos isolado.

Fazer exercícios em casa tem algumas vantagens, como conveniência e privacidade. Os principiantes podem preferir seguir um treino guiado – nesse caso, podem baixar um aplicativo ou visitar um site que ofereça exercícios personalizados que requerem pouco ou nenhum equipamento.

As tarefas diárias da casa podem ser uma boa maneira de introduzir mais atividade na sua rotina. Coloque uma música animada enquanto você lava a louça ou varre a casa. Uma limpeza vigorosa pode queimar tantas calorias quanto algumas atividades na academia e é indiscutivelmente produtiva. Para melhorar, escolha uma tarefa que misture atividade física e alguma recompensa, como a organização de um armário ou guarda-roupas.

Muitos supermercados oferecem serviços de tele entrega. Essas opções não costumavam ser muito populares, mas agora é uma ótima hora para experimentá-las. Você não se sentirá tentado pelo visual chamativo ou pelos cheiros de alimentos não tão saudáveis, por isso será muito mais fácil ficar no controle e escolher os alimentos – vegetais, frutas, castanhas, sementes, grãos e proteínas magras – que contribuem para a sua saúde e condicionamento físico.

Estar em casa por um longo período de tempo pode proporcionar uma oportunidade para a contemplação. Reveja seus objetivos e crie novos planos para o seu futuro. O tempo para a introspecção pode ajudar a melhorar a sua relação com a saúde, com a alimentação consciente e a auto-análise.

Manter o bem-estar é indispensável – e existem diversas formas fazê-lo mesmo sem sair de casa

fazer alongamento em casa, durante o home office, é uma das formas de manter o bem estar físico e mental

Referências:

Harvard Business Review: Remote workers are more disengaged and more likely to quit
Business News Daily: Working from home increases productivity
SHRM: Engaging remote workers
4 Ways You Can Give Your Remote Workforce a Sense of Togetherness

Quem veio até aqui também se interessou por

Livro na bolsa - Mini guia com 6 ideias de endomarketing

Conheça agora 6 ideias práticas de endomarketing para melhorar o engajamento dos colaboradores e aumentar o desempenho da sua equipe.

coronavirus - guia de sobrevivencia

Ideal para ajudar as empresas a evitarem a exposição dos seus colaboradores ao vírus no trabalho e garantir a manutenção das suas atividades.

Home Office: Guia para o engajamento de equipes remotas
Texto: Thiago Ferrão
Diagramação: Heidi Michel

(C) Pix Mídia 2020