Gestão à Vista: Visibilidade para os indicadores

Dashboard de informações importantes na TV Corporativa

O que é Gestão à vista?

Os mercados mudam rapidamente, assim como as motivações por trás das decisões. Isso obriga os gestores a adaptarem as suas ações constantemente. No entanto, sem informações atualizadas dos indicadores mais importantes, qualquer tomada de decisão pode correr um sério risco de se transformar em um grande erro.

Passou o tempo onde as decisões tomadas tinham como base pura o ‘instinto’. Equipes que monitoram seu desempenho diariamente conseguem visualizar os resultados dos seus esforços.

O uso de dashboards mantém todos focados nos objetivos e incentiva o uso de uma abordagem factual para a tomada de decisões. Dessa forma, é necessário entender que não é aconselhável esconder os resultados negativos quando uma meta não for atingida. A detecção de algo fora do normal é esperada e crucial para que se possa corrigir os problemas.

Kanban

Quais informações compartilhar e qual a melhor forma de fazê-lo variam de acordo com cada empresa. Portanto, a empresa pode utilizar plataformas manuais (como quadros e cartões) ou digitais, como painéis, monitores ou dashboards.

Usar ferramentas visuais para monitorar o status de um processo não é uma ideia nova. O método Kanban surgiu no japão nos anos 40 e usa quadros e cartões coloridos para informar de forma visual os fluxos de produção.

Estes quadros e painéis postos de forma estratégica aliam facilidade de operação a um maior controle da produção. Sendo assim, o Kanban até hoje é um dos métodos de gestão à vista mais utilizados. Hoje existem versões eletrônicas que substituem os cartões coloridos por códigos de barra.

exemplo de quadro de kanban manual
Exemplo de quadro de Kanban manual

Visão do negócio para toda a empresa

A ideia de usar painéis informativos eletrônicos surgiu nos anos 80, mas a tecnologia da época não fornecia a confiança e velocidade necessárias para operações desse tipo.

Foi somente no final dos anos 90 que o uso de KPIs e de sistemas gerenciais como o Balanced Scorecard (BSC) deram início à popularização dos painéis digitais.

Balanced Scorecard

Desenvolvido nos anos 90, o Balanced Scorecard (também conhecido como Indicadores Balanceados de Desempenho) é um objeto de gestão para mapear decisões com base em métricas.

O BSC utiliza a gestão à vista para visualizar de forma clara em qual projeto pode ser preciso alocar recursos (humanos, financeiros ou materiais).

Os itens de um painel de BSC são qualitativos e normativos, sempre relativo às necessidades críticas do negócio.

Atualmente, dashboards eletrônicos são uma parte importante dos sistemas de gerenciamento de performance. Sendo assim, cada vez mais é comum a utilização de grandes monitores ou TVs que, além de métricas e KPIs, exibem informações estratégicas e comunicados da empresa.

O uso desses dashboards compartilhados ajuda a promover a transparência em todos os níveis organizacionais. Sendo assim, quando funcionários, gestores e executivos acompanham as mesmas métricas, toda a empresa trabalha em torno das mesmas prioridades.

Dessa forma, isso evita que os empregados fiquem restritos às suas ‘bolhas’, recebendo informações somente da sua equipe. Além disso, leva a todos os setores uma noção do impacto que cada meta tem no resultado final.

exemplo de uso de dashboard para gestão à vista em escritorio

Gestão à vista e visualização de dados

No mundo do Big Data, ferramentas de visualização de dados são essenciais para analisar grandes quantidades de informações e tomar decisões baseadas em dados. Com o uso de dashboards fica possível representar estes dados por gráfico.

Usando elementos visuais como gráficos, tabelas e mapas, fica mais fácil visualizar e identificar tendências, aberrações e padrões nos dados. Uma boa ferramenta de visualização remove o ruído dos dados e destaca as informações úteis.

Os meios de visualização de dados atuais vão muito além dos tradicionais gráficos de barra e gráficos de pizza que criamos no Excel.

Os softwares de hoje exibem as informações de formas sofisticadas como infográficos, medidores, mapas geográficos, mapas de calor e ainda podem ser interativos, permitindo que o usuário manipule os dados para análise.

Business Intelligence

Os softwares de Business Intelligence usam estas formas de figuração para gerar de forma automática dashboards e painéis que monitoram KPI’s críticos de desempenho.

Dessa forma, diversos setores podem aderir a estes dashboards para olhar as suas ações. Um time de marketing, por exemplo, pode ver em tempo real a execução das suas campanhas, registrando cada clique e conversão.

O painel de uma indústria pode exibir dados relacionados à produtividade, como o número de peças produzidas ou a quantidade de defeitos por hora.

Da mesma forma, o dash do setor de RH dá métricas quantitativas de afastamentos,  quanto tempo se ocupa uma vaga ou o custo de um processo seletivo.

Personalizando seu dashboard

Os painéis mais expressivos integram aqueles com equilíbrio ao ambiente, tanto no design quanto na forma de se posicionar. Desta forma, um painel com um bom layout pode mudar a forma como as pessoas tomam decisões.

Sendo assim, antes de incluir KPI’s em um dash, pergunte-se se eles tem um impacto direto nas ações da equipe. Tenha em mente que os dados exibidos devem ter alguma relação entre si:

  • Os dados mais cruciais devem ficar na parte superior.
  • Métricas relacionadas devem ser agrupadas.
  • Métricas que devem ser comparadas devem estar próximas.
um dashboard de gestão à vista facilita a visualização das informações

Menos é mais

Um layout simples e conciso facilita a forma de entender as informações. Um dado não precisa ser posto no dashboard apenas por que ele está disponível. Sendo assim, é importante destacar apenas as métricas que tenham uma real influência na tomada de decisões.

Monitorar a saúde do negócio envolve olhar para muitas métricas. No geral a quantidade de indicadores importantes é grande demais para caber em um único dashboard. Por isso, não se pode ter apenas uma tela exibindo-os.

Se a sua firma já usa alguma forma de gestão à vista, você sabe que ter (pelo menos) um painel exclusivo para cada setor é uma das coisas mais relevantes para o sucesso do método. Sendo assim, estes painéis devem estar dispostos de forma que o acesso aos dados seja o mais fácil possível.

Os detalhes

O seu dashboard pode ficar lindo naquele monitor ou TV acima do cacto no canto do escritório. Infelizmente, o cacto não contribui muito para o resultado final da empresa. ]

Portanto, o essencial é que as telas com o dashboard fiquem alocadas próximas ao time que precisa das informações. Talvez seja melhor instalar diversas telas pelo escritório ou, no caso de espaços menores, colocar diversos dashboards em rotação em uma tela instalada em local estratégico.

É legal lembrar que estas soluções tem o objetivo de orientar, não de desviar a atenção. Sendo assim, eles devem ser colocados em um local onde sejam pertinentes, sem, no entanto, causar distrações.

Funcionalidade

Um painel pode incitar ações e mudanças de comportamento. Para isto, é preciso um planejamento com objetivos claros e um público alvo bem definido. É necessário entender quem vai utilizar os dashboards e de que forma vai fazê-lo.

O que as pessoas vão estar fazendo enquanto consultam os monitores? A que distância elas estarão? Elas terão tempo para olhar dados ou precisam de algo mais direto?

Um CEO vai preferir um painel com gráficos simples, focados em resultados, enquanto um analista de fluxos irá exigir dados mais completos.

Executivos precisam de dados que sejam precisos e fáceis de entender, enquanto um time de vendas precisa de dados atualizados sobre o seu desempenho dispostas de forma que lhes permita aproveitar oportunidades.

Pergunte-se

Que problema estou tentando resolver? ”A resposta vai apontar quais as métricas e KPIs que precisam ser vistos. Sendo assim, olhar de forma certa estes parâmetros permite entender os objetivos que se pretende atingir.

Melhoria Contínua

Além de reforçar os valores da empresa e incentivar a transparência, a gestão à vista traz vantagens também para o dia-a-dia da firma. Ela ajuda a direcionar os esforços da equipe e dá assistência à tomada de decisões.

Além disso, os painéis fomentam uma competição sadia entre os colaboradores. Ao ver a própria performance destacada em um painel, as pessoas instintivamente se empenham para melhorá-la.

Uma das mais famosas frases de Peter Drucker, guru da administração moderna, diz “algo que não é medido não pode ser melhorado” (“if you can’t measure it, you can’t improve it”).

Um sistema de gestão à vista consiste justamente em medir o desempenho da organização para que se possa melhorá-lo. Mais do que isso, ele dá visibilidade e clareza a esses dados.

Portanto a identificação exatamente o que está acontecendo com cada aspecto do negócio, o que facilita o seu gerenciamento.

Passo a passo

Grande parte do tempo dos gestores é investida na criação de planos para a sua organização. Contudo, este é apenas um dos passos para o sucesso. O passo seguinte é certificar-se de que o desempenho da empresa está dentro deste planejamento.

Esta verificação custa muitas horas de gestores e analistas para acessar sistemas gerenciais e obter análises e relatórios.

Sendo assim, um painel de gestão à vista supre esta necessidade: exibir de forma automática um relatório mais atualizado onde pode-se comparar os resultados atuais com o que foi planejado (fazendo assim, a redução de muitas horas de trabalho de toda a equipe).

1 comentário em “Gestão à Vista: Visibilidade para os indicadores

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