A comunicação interna passou por uma grande transformação nos últimos anos. Antes, bastava um quadro de avisos, e-mails ou reuniões presenciais para manter os colaboradores informados. Hoje, com equipes distribuídas, modelos híbridos de trabalho e a necessidade de mensagens rápidas, seguras e segmentadas, as empresas precisam de plataformas modernas e integradas para garantir um fluxo de comunicação eficiente.

E é justamente nesse contexto que o setor de Tecnologia da Informação (TI) assume um papel estratégico. Mais do que apenas instalar sistemas, a TI é responsável por avaliar, implementar e manter plataformas de comunicação interna que impactam diretamente o engajamento, a produtividade e até a cultura organizacional.

Mas qual é exatamente o papel da TI nesse processo? Quais critérios devem ser analisados ao escolher a solução ideal? E como trabalhar em conjunto com RH e marketing para tomar decisões mais assertivas? É sobre isso que vamos falar neste post. Continue para saber mais:

Como aconteceu a evolução da comunicação interna?

Nos últimos anos, a comunicação interna deixou de se resumir a um canal informativo e se tornou uma ferramenta estratégica para:

• engajar os colaboradores com campanhas de endomarketing;
• alinhar a cultura organizacional em todos os níveis;
• aumentar a produtividade ao reduzir ruídos e retrabalhos;
• melhorar a experiência do colaborador desde o onboarding até o desenvolvimento na empresa.

Essa evolução exigiu que as empresas adotassem plataformas de comunicação interna mais modernas, que unissem diferentes canais (mural digital, TV corporativa, app mobile e, e-mails) em um ambiente integrado e de fácil acesso.

Hoje, a escolha de uma boa plataforma não é mais apenas uma decisão do RH ou da área de comunicação corporativa. Assim, a TI é essencial para garantir que a solução seja segura, escalável e compatível com o ecossistema tecnológico da empresa.

Em outras palavras, ela faz parte de toda a estratégia para garantir que as empresas tenham sucesso. Vale a pena prestar atenção nisso, hein?

Qual é o papel estratégico da TI na escolha da plataforma de comunicação interna?

Quando se fala em escolher uma plataforma de comunicação interna, muitas pessoas ainda associam essa decisão apenas aos setores de RH e marketing, já que são eles que cuidam das campanhas e da mensagem. Porém, a TI tem um papel fundamental para que a escolha seja sustentável e eficiente.

Veja como a tecnologia da informação atua de forma estratégica nesse processo:

Garantia de segurança da informação

Toda plataforma envolve dados sensíveis dos colaboradores, integrações com outros sistemas e, muitas vezes, acessos em dispositivos pessoais (BYOD). A TI avalia se a solução cumpre padrões de segurança, criptografia e LGPD, evitando riscos de vazamentos.

Avaliação de escalabilidade e performance

Uma plataforma pode funcionar bem para 200 colaboradores, mas será que atende 5 mil sem comprometer o desempenho? A TI analisa a capacidade de escalar, mantendo a performance mesmo com um volume alto de acessos simultâneos.

Compatibilidade com o ecossistema da empresa

Cada organização possui uma infraestrutura de sistemas, redes e integrações. A TI verifica se a plataforma é compatível com o ambiente existente, como Active Directory, sistemas de RH e intranet corporativa.

Otimização de custos e tempo

Escolher uma solução sem o suporte adequado ou a gestão centralizada pode gerar mais custos e retrabalhos no futuro. A TI ajuda a calcular o custo total de propriedade (TCO) e o retorno do investimento (ROI).

Confiabilidade e credibilidade do fornecedor

A TI também avalia a reputação e a qualidade do suporte do fornecedor da plataforma, garantindo que a empresa tenha assistência e atualizações constantes.

Em resumo, a TI não escolhe apenas uma ferramenta, mas uma solução que impacta diretamente a segurança, a produtividade e a continuidade operacional da empresa.

Quais são as implicações da escolha da plataforma de comunicação interna?

A escolha da plataforma de comunicação interna impacta diretamente a forma como a informação circula dentro da empresa. Uma solução bem selecionada não apenas melhora a troca de mensagens, mas também transforma a experiência dos colaboradores e otimiza processos. 

Quando a decisão é acertada, os benefícios ficam evidentes. Saiba mais:

Mais agilidade na comunicação

Com a plataforma certa, as mensagens chegam no momento certo para quem realmente precisa recebê-las, o que elimina atrasos e garante que  informações importantes não se percam no meio do caminho. Isso é essencial para avisos urgentes, mudanças de processos ou comunicados estratégicos.

Engajamento maior dos colaboradores

Quando os comunicados são segmentados e apresentados de forma visual e atrativa, o alcance e a taxa de leitura aumentam. Isso significa que os colaboradores prestam mais atenção, interagem com os conteúdos e se sentem mais conectados com as ações e objetivos da empresa.

Melhor integração entre setores

Uma plataforma integrada permite que RH, marketing, comunicação e lideranças utilizem o mesmo ambiente para compartilhar informações. Isso deixa os processos mais fluidos, reduz silos e garante que todos os setores estejam alinhados, promovendo mais colaboração e sinergia interna.

Redução de retrabalhos

Quando as informações corretas são enviadas pelo canal certo, as dúvidas diminuem e os ruídos na comunicação interna praticamente desaparecem. Isso reduz retrabalhos e libera tempo para que os times foquem no que realmente importa, aumentando a produtividade.

E a parte negativa?

Assim como a escolha certa de uma plataforma de comunicação interna traz inúmeros benefícios, uma decisão mal planejada pode gerar problemas significativos que afetam a eficiência e até a segurança da empresa. 

Entre as principais consequências estão as listadas a seguir. Confira!

Problemas de segurança e privacidade

Optar por soluções que não seguem boas práticas de proteção de dados pode colocar em risco informações sensíveis da empresa e dos colaboradores. Isso pode gerar desde vazamentos até complicações legais, especialmente em contextos que envolvem leis como a LGPD.

Baixa adesão dos colaboradores

Se a plataforma for difícil de usar ou não se integrar à rotina dos colaboradores, o engajamento pode ficar comprometido. Com isso, as mensagens perdem alcance, o que gera ruídos de comunicação interna e reduz a eficiência das campanhas de endomarketing.

Aumento de custos desnecessários

Uma escolha mal planejada pode levar a gastos extras com customizações, suporte adicional ou até mesmo a necessidade de migração para uma nova solução em pouco tempo, ou seja, o que parecia barato no início pode custar muito mais caro a médio e longo prazo.

Conflito entre sistemas

Plataformas que não têm compatibilidade com os sistemas já existentes podem comprometer a performance da rede ou gerar falhas de integração, o que pode dificultar processos e deixar  o ambiente digital da empresa mais complexo do que deveria.

Por isso, o envolvimento da TI desde o início do processo é indispensável para evitar riscos e garantir a sustentabilidade.

Quais são os critérios avaliados durante a escolha da plataforma?

Quando chega o momento de escolher uma plataforma de comunicação interna, a TI deve avaliar não apenas as funcionalidades, mas também aspectos técnicos, operacionais e estratégicos.

Veja as principais perguntas que você deve fazer:

• a solução segue boas práticas de segurança e está em conformidade com a LGPD?;
• o colaborador consegue acessá-la sem precisar de longos treinamentos?;
• é compatível com ferramentas de RH, marketing e produtividade já existentes?;
• permite enviar mensagens para TV corporativa e app mobile de forma integrada?;
• a solução acompanha o crescimento da empresa sem perder performance?;
• o fornecedor oferece suporte ágil e atualização contínua?;
• o investimento é compatível com o valor gerado para a empresa?.

A partir dessa análise, a TI consegue filtrar as opções mais seguras e eficientes, reduzindo riscos futuros.

Como ocorre a parceria entre TI, RH e marketing?

Embora a TI tenha um papel estratégico, a escolha não deve ser feita isoladamente. RH e marketing também precisam estar envolvidos para garantir que a plataforma atenda às necessidades de conteúdo, segmentação e experiência do colaborador.

De modo geral:

• o RH define quais mensagens são prioritárias e como a plataforma pode melhorar a jornada do colaborador;
• o Marketing garante que a comunicação esteja alinhada à cultura e à identidade da marca empregadora;
• o TI garante que a solução seja segura, escalável e integrada.

Essa parceria multidisciplinar garante que a plataforma seja funcional e estratégica ao mesmo tempo, atendendo tanto às demandas técnicas quanto às de engajamento.

Quais são os erros a serem evitados ao escolher a plataforma de comunicação interna ideal?

Para evitar problemas no futuro, é importante não cair em armadilhas comuns. Confira as principais a seguir! 

Escolher só pelo preço

Uma solução barata demais pode gerar altos custos de manutenção ou falhar na segurança.

Ignorar a opinião dos usuários finais

Se os colaboradores acharem a plataforma difícil ou pouco útil, a adesão será baixa.

Focar apenas na TI ou apenas no RH

Quando um setor decide sozinho, as necessidades do outro acabam ficando de lado.

Não planejar o uso a longo prazo

Escolher sem pensar na escalabilidade faz a empresa precisar trocar de plataforma em pouco tempo.

Não testar antes da implementação

Um piloto ou período de testes é essencial para validar se a solução funciona no ambiente real da empresa.

Evitar esses erros garante que a escolha seja assertiva e sustentável, maximizando o valor do investimento.

A plataforma de comunicação interna é muito mais do que uma ferramenta: ela é um canal estratégico para engajar colaboradores, reforçar a cultura organizacional e melhorar o alinhamento entre setores. E o setor de TI tem um papel central para garantir que essa escolha seja segura, integrada, escalável e eficiente!

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