Uma coisa é certa: as reuniões devem fazer parte do dia a dia de qualquer empresa. Seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Isso porque é nas reuniões em que se definem os rumos do negócio. Porém, mais do que reunir a equipe, a reunião só é válida quando vai direto ao ponto.

O modo como as reuniões são retratadas no cinema e na TV é coisa do passado. Em vez das mesas enormes com homens de terno e gravata, os formatos de hoje costumam ser menos engessados e mais produtivos. Afinal de contas, cada minuto da reunião é precioso e não pode ser desperdiçado.

Por outro lado, isso não quer dizer que uma reunião é pior do que a outra. Quem vai definir qual é o formato mais adequado é a própria empresa. Pois o tipo de reunião pode variar de acordo com a cultura da organização e o perfil dos colaboradores. Porém, alguns modelos estão se destacando.

Para se ter ideia, a pandemia fez com que muitas empresas percebessem que as reuniões tinham muito o que melhorar. De acordo com a Tableau, 59% dos líderes brasileiros preferem as reuniões online. Uma vez que, se conduzidas da maneira correta, são mais efetivas e rendem muito mais.

Além disso, a mesma pesquisa também mostra que os executivos daqui preferem se reunir online para tratar de vários assuntos. Tais como: brainstorm, planejamento e projetos. Vale ressaltar que a preferência se mantém para as reuniões externas, gerais, com as equipes e os líderes da empresa.

A metodologia ágil e a reunião

Antes de mais nada, vamos explicar o que é a metodologia ágil e como ela ajuda nas reuniões. Em resumo, o objetivo dessas ações é fazer com que os times produzam mais e melhor. Além disso, essas melhorias não ocorrem de forma pontual. Uma vez que elas atuam na raiz do problema.

No caso das reuniões virtuais, os líderes devem treinar a equipe antes de qualquer mudança. Isso passa pelo canal escolhido, pela tecnologia que todos têm à disposição, além de outras soluções. Feito isso, é hora de testar e identificar os modelos que mais se encaixam à realidade da empresa.

O mesmo vale às reuniões presenciais. Antes de propor um novo modelo, é bom avaliar o modo como se dão os encontros e dar tempo para que os colaboradores se acostumem com a ideia. Afinal de contas, mudar algo de uma hora para a outra pode gerar desconfiança e estranheza.

Com base nisso, vamos dar dicas sobre como conduzir uma boa reunião:

1. Qual é a pauta da reunião?

Em poucas palavras, a pauta nada mais é do que um guia com os assuntos e os participantes da reunião. Por isso, antes de marcá-la com quem quer que seja, defina quais são os tópicos a serem abordados. Além de nortear o encontro, o roteiro serve para estabelecer o que é prioridade ou não.

2. Quanto tempo ela vai durar?

De um modo geral, as pessoas se preocupam com o horário de início da reunião. Mas e o final? Por que não determiná-lo de forma prévia? Desse modo, todos são mais objetivos e sobra tempo para dar continuidade às demandas do dia. Um ajuste simples e que não afeta o rendimento do time.

3. Quem vai participar da reunião?

Reuniões produtivas não têm nada a ver com o número de convidados. Em vez de convocar quem não precisa estar ali, é bom ter em mente o que vai ser discutido e quais são os responsáveis. Uma vez que poucas pessoas na mesma sala conseguem manter o foco e respeitar a vez do outro falar.

4. O que apresentar e como?

Montar uma apresentação com as métricas da empresa é uma boa ideia. Ela só precisa chamar a atenção do público e não ser muito longa. Isso porque as apresentações com dezenas de slides e muito texto são desinteressantes. Por isso, escolha muito bem o conteúdo e não desgaste o time.

5. Quem vai falar na reunião?

Ninguém se entende quando todos falam ao mesmo tempo. Para evitar um problema tão comum das reuniões, estabeleça uma dinâmica em que todos falam e são ouvidos. Vale erguer a mão, usar o bastão da fala, tanto faz. O que importa é respeitar o direito do colega se expressar e não discutir.

Reunir pessoas pode ser produtivo

Respondendo essas 5 perguntas, a sua empresa está pronta para fazer reuniões mais produtivas e que não tomam o tempo da equipe. Ao contrário do que se imagina, dá para promover encontros leves, mas não menos organizados. Isso só vai depender da forma como a empresa vai conduzi-los.