Quando tudo é para ontem, nada é prioridade: um guia para organizar as entregas

Está com dificuldade de lidar com tarefas urgentes e prazos curtos? Aprenda a organizar as entregas junto com a equipe, e deixe os seus clientes satisfeitos.

Profissional de uma empresa organizando as tarefas e definindo o que é prioridade
Pix Mídia
Quando tudo é para ontem, nada é prioridade: um guia para organizar as entregas

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Atender várias demandas ao mesmo tempo não é nada fácil. Principalmente quando o prazo para entregar as tarefas é curto, ao passo que tudo é comunicado de última hora, sem planejamento.

Para que a equipe continue produtiva e corresponda às expectativas dos clientes, os líderes precisam abrir mão do tudo é para ontem e adotar novos métodos de organização.ori

Afinal, o volume de atividades pode até ser alto, mas isso não quer dizer que tudo seja urgente e deva ser entregue em tempo recorde. Saiba como melhorar o fluxo de entregas e prioridades:

Melhore a comunicação

Ninguém gosta de trabalhar sob pressão. Apesar da prática fazer parte da rotina de várias empresas, ela pode ser um sinal de que algo não está fluindo como deveria.

Isso porque processos que não estão bem alinhados costumam gerar cobranças indevidas, o que desmotiva os colaboradores e contribui para a insegurança deles.

O primeiro passo é acreditar no potencial de uma boa comunicação. Canais como e-mail corporativo, gerenciadores de tarefas e o próprio WhatsApp, se bem utilizados, podem ser úteis.

Portanto, notifique todos os envolvidos com as etapas do projeto, o prazo de entrega e o que será necessário para cumprir a tarefa. Ah! Descreva a solicitação em detalhes, mas não seja prolixo.

No caso do WhatsApp, é bom ter cuidado, uma vez que as mensagens instantâneas podem dificultar a comunicação, em vez de agilizá-la.

Fazer uma solicitação em um grupo com dezenas de contatos, por exemplo, faz com que o pedido se perca com facilidade. Afinal, as interações ocorrem a todo o instante.

Além disso, nem todas as empresas fornecem um número de uso profissional, o que atrapalha o dia a dia de quem precisa do telefone particular para trabalhar.

Sendo assim, utilize o aplicativo a seu favor, mas não dependa só dele: use com moderação!

Saiba dizer não, mas ofereça uma solução para o problema

Nem sempre o profissional vai conseguir dar conta de tudo. Desse modo, é fundamental que cada membro da equipe reconheça os próprios limites e saiba dizer não, quando necessário.

Recusar uma nova tarefa não tem nada a ver com falta de comprometimento. Isso quer dizer que o colaborador, ao avaliar a sua agenda, percebeu algo de errado.

Os motivos podem variar bastante, tais como: prazos conflitantes, outras urgências que estão na frente e até mesmo a falta de profissionais para dar conta do que foi solicitado, por exemplo.

O lado bom é que esses problemas têm solução! Portanto, mostre-se interessado e tente negociar um novo prazo de entrega. Seja com o gestor da equipe ou com o cliente, se for o caso.

Só não vale tentar abraçar tudo ao mesmo tempo e não falar nada. Desse modo, ninguém fica sabendo que o problema existe. Não tenha medo de pedir ajuda!

Seja sempre sincero com o seu cliente

Fazer promessas difíceis de serem cumpridas é bem arriscado. Além de frustrar as expectativas de quem acredita no seu trabalho, a probabilidade de algo dar errado é muito grande.

Preserve a relação de confiança que você tem com o seu cliente. Para isso, seja honesto e informe quais são os prazos da equipe e o número de profissionais envolvidos no processo.

Esses alinhamentos são fundamentais, pois só assim o cliente saberá como agir no futuro, evitando solicitações de última hora e prazos muito apertados.

Você também pode argumentar com o cliente que a qualidade da entrega final também depende do tempo para a sua execução, o que também acaba interferindo nos resultados.

Que tal promover reuniões mais recorrentes e planejar um calendário de ações a longo prazo? Assim, dificilmente as demandas se atropelam e todos têm tempo de fazer um bom trabalho.

Escolha e siga um método

Faça testes e escolha o método de trabalho que melhor se encaixa na sua equipe.

Fluxos como o Kanban servem para, não apenas, visualizar todas as etapas do projeto, mas para identificar os entraves que podem surgir no meio do caminho.

Além das metodologias que já existem, a organização pode criar o seu próprio modelo de gestão de projetos. Afinal, não há ninguém melhor do que a empresa para saber aquilo que funciona, ou não.

Antes da implantação, converse com os membros da equipe, faça o treinamento adequado e o mais importante: seja paciente, pois cada mudança tem o seu tempo de maturação até atrair resultados.

Conclusão

Uma equipe ágil e produtiva é o sonho de consumo de qualquer empresa, mas antes de pegar o ritmo, é preciso fazer alguns ajustes que exigem estudo e tempo.

Em vez de ir pelo caminho mais óbvio, o de pressionar os colaboradores para que eles entreguem o que é solicitado, invista em uma comunicação gentil e permanente.

Isso não quer dizer que os líderes devem abrir mão da cobrança. Afinal, ela continua necessária em alguns casos. O que não dá para acontecer é contar só com ela para chegar onde se espera.

Por outro lado, os funcionários devem ser receptivos com o que é pedido e ter inteligência emocional para separar as coisas e propor soluções práticas.

É preciso ter em mente que o caminho para entregas mais rápidas e de qualidade pode ser longo, mas acompanhando todas as etapas e medindo os resultados obtidos, dá para chegar lá. Boa sorte!

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