Antes de entender como funciona o chatbot para comunicação interna, vamos explicar do que se trata essa solução.

O que é um chatbot?

Primeiramente, em tradução livre do inglês “chat” é bate papo e “bot” é robô. Ademais, chatbot nada mais é do que um software que efetua conversas entre robôs e pessoas. 

Sabe quando você conversa com uma empresa no WhastApp ou no webchat dela e vocês dialogam com perguntas e respostas e a conversa flui? Pois bem, isso é um chatbot. Quando bem configurado, você até se pergunta se está falando com uma máquina ou com um atendente.

Apesar de simular artificialmente as interações humanas, a linguagem que o chatbot usa no dia a dia não é nada robotizada. Até porque, quando aperfeiçoado com inteligência artificial, o chatbot é capaz de absorver cada vez mais o nosso vocabulário ao conversar. 

Dessa forma, ele “aprende” a conversar de maneira bastante natural, mas sem abrir mão da clareza e objetividade.

Quando o assunto é a comunicação interna de uma empresa, é preciso ter em mente que o uso de chatbots serve para facilitar as conversas entre os colaboradores e o RH. Além disso, também automatiza processos repetitivos e ajuda com o envio e recebimento de documentos, por exemplo.

Por isso, continue a leitura e saiba como usar esse recurso para dar um up na comunicação com o seu time:

• Enviar comunicados com disparos em massa;
• Responder solicitações sobre férias e licenças;
• Atualizar informações cadastrais;
• Motivar os funcionários diariamente;
• Tornar eficiente a caixinha de sugestões para melhorias e muito mais.

É claro que com a ajuda de um chatbot, tudo isso pode ser programado para acontecer 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Tipos de chatbot para comunicação interna

Agora que conferimos alguns usos do chatbot para a comunicação interna, que tal dar uma olhada nos tipos de robôs que existem e como eles podem ser úteis? 

Chatbot para comunicados gerais

Essa facilidade permite que você converse com os funcionários em tempo integral, mesmo que você não esteja trabalhando no momento, ou focado em outra tarefa. 

Programe o seu bot para enviar comunicados institucionais, agenda de eventos corporativos, aniversariantes do mês e muito mais.

Além disso, ele pode funcionar como um assistente virtual que responde qualquer colaborador imediatamente, realiza uma triagem inicial e encaminha a conversa à área solicitada.

Chatbot administrativo-financeiro

Conversar com funcionários o dia todo demanda uma energia que, muitas vezes, a sua equipe não consegue absorver.

Que tal pedir e enviar documentos via canais digitais que contam com o apoio de um chatbot para comunicação interna? Além disso, a conversa entre os dois funcionará como um arquivo com documentos e informações relevantes.

Chatbot tira-dúvidas

Os chatbots para comunicação interna ajudam a melhorar a produtividade da área de RH. O bot pode ser alimentado com um banco de dados de FAQ com perguntas e respostas frequentes para responder aos questionamentos mais recorrentes.

Isso quer dizer que os chatbots substituem humanos? É claro que não, os colaboradores focam na parte estratégica e o bot ajuda com o que é repetitivo.

Chatbot para recrutamento e seleção

O bot também facilita a rotina agilizando alguns processos como atualizações cadastrais e até mesmo a seleção de profissionais.

Para isso, faça questionários para os candidatos sobre as vagas disponíveis. Com base nas respostas, os recrutadores poderão entrar em contato com os candidatos que melhor se encaixam no perfil.  

E quais são os benefícios?

Ok, talvez você ainda não esteja convencido de que o chatbot é uma solução que pode fazer a diferença na comunicação interna da sua empresa. Separamos 4 motivos para adotá-lo em sua estratégia. Veja a seguir:

1. Agilidade de informações

Devido à automação, é possível disparar uma mesma mensagem em diversos canais de comunicação. Como é o caso do WhatsApp, intranet e software de comunicação interna, por exemplo.

2. Aumento da interação e engajamento com atuais e futuros colaboradores

Com a adoção de chatbot para comunicação interna, é possível criar uma via de mão dupla com seus colaboradores. Exemplo disso é a Coca-Cola Andina, que com a Dina, aumentou a interação e o engajamento dos funcionários por meio do WhatsApp. 

3. Disponibilidade 24×7

O bot facilita diversas ações que antes só ocorriam em horário comercial e por alguma pessoa responsável. Com a adoção de um chatbot, é possível estender o atendimento aos colaboradores, que por sua vez não ficam sem resposta aos finais de semana ou nos horários em que a empresa está fechada.

4. Organização de documentos

O chatbot pode ser um aliado do RH no envio e recebimento de documentos. Você pode programá-lo para enviar holerites e informes de imposto de renda sempre na mesma data, por exemplo, além do envio de segunda vida de documentos extraviados.

Além disso, é possível configurá-lo também para receber documentos, tais como aviso de férias, comprovante de endereço ou até mesmo materiais para campanhas de endomarketing como fotos e vídeos.

Enfim, o chatbot é um parceiro importante das tarefas repetitivas e burocráticas. Podendo realizar essas ações de forma ágil e permitindo que a equipe de RH foque nos relacionamentos e ações estratégicas.

Portanto, agora que te contamos os benefícios dos bots, confira algumas formas de como pôr a mão na massa.

Como faço para ter um chatbot para comunicação interna?

Ter uma estratégia de comunicação interna é muito importante para manter um bom clima organizacional, não dar brecha para a “rádio peão” e procurar manter um diálogo transparente entre a empresa e os colaboradores.

Incluir um ou mais chatbots nesta estratégia é benéfico para a equipe de RH que pode deixar de ser tão sobrecarregada. Assim como para os colaboradores que passam a ter acesso rápido a variados tipos de informação.

Daí a importância de investir em uma solução digital que se integre aos seus canais digitais de comunicação interna. E, para isso, escolha empresas confiáveis do setor tech que possam oferecer esse benefícios, além da sua manutenção. 

Para ter acesso a conteúdos como este, acesse o site do Mktzap da New Way, uma solução digital que reúne em um mesmo painel diversos canais digitais e se integra a chatbots.