Poucas coisas podem fazer tanto mal a uma empresa quanto os ruídos na comunicação interna. São ruídos qualquer elemento que interfira no diálogo direto entre os colaboradores, porque isso impede a captação da mensagem. Então, para evitar esse tipo de problema, é essencial que as firmas contem com um plano de comunicação interna.
Esse plano vai organizar algo que já acontece de forma espontânea dentro da empresa: o diálogo. Afinal, o diálogo faz parte do dia a dia de qualquer firma. O objetivo é tornar essas conversas mais eficazes, diminuir o tempo e aumentar a produtividade.
Veja a seguir quais são os passos para elaborar o plano de comunicação interna:
Por que devo engajar meus funcionários?
Fase 1: Diagnóstico
A primeira etapa é um levantamento das necessidades da empresa e de seu panorama. Para isso, é essencial conversar com os funcionários, de modo a entender como eles enxergam a instituição. Também é importante saber quais são as expectativas para o futuro, assim como o que eles têm a dizer sobre o tempo que já passaram ali e quais são os principais problemas internos que eles vêem.
O responsável por cuidar dessa comunicação pode conversar de forma individual com cada colaborador ou elaborar um formulário e dar um tempo para que eles respondam.
Outro ponto importante do diagnóstico é avaliar se a cultura organizacional também está sendo levada em consideração nos procedimentos internos. Por exemplo: se a sustentabilidade é um dos pilares da empresa, verifique se ela é praticada no ambiente interno. Algumas das práticas seriam com o uso de papéis reciclados, com canecas ao invés de copos plásticos e com a separação do lixo.
Fase 2: Organização do plano
Feito o diagnóstico, você terá visto os pontos fortes e fracos da comunicação e da política da empresa como um todo. Então, coloque isso no papel para começar a montar o plano. Parta dos objetivos específicos que você precisa alcançar com ele.
Logo depois, na etapa da organização, você precisa determinar quais são os públicos para os quais a mensagem será dirigida e as suas características. Por isso lembre-se: ela precisa ser o mais objetiva possível e sempre muito clara!
Fase 3: Escolha de ferramentas
Para colocar em prática o plano de comunicação, verifique quais são os meios disponíveis na empresa e que você poderá utilizar. Pense sempre em qual será mais eficiente de acordo com a mensagem e, principalmente, com o público. Assim, a comunicação pode ser oral, escrita ou audiovisual, dependendo de cada contexto.
Dentre as ferramentas, destacam-se principalmente:
Reuniões:
São eficientes quando a equipe não é muito grande, e para passar uma informação de imediato para todos. É melhor usar esse recurso em casos mais importantes, para que o excesso de reuniões não se torne cansativo.
Manual de Acolhimento:
Material que apresenta a empresa e seus procedimentos para integrar novos colaboradores. Geralmente é impresso, mas também pode ser digital.
Caixa de Sugestões:
É uma boa ideia para fazer com que a equipe participe. Pode ser com sugestões anônimas ou não.
E-mail:
Ferramenta que é adequada a empresas de todos os portes, de tal forma que deixa as conversas registradas. Isso evita confusões.
Jornal da Empresa
Boa plataforma para divulgar notícias de diferentes temas que cercam a empresa. O jornal pode ser enviado para a casa do colaborador. Também tem o poder de fomentar a integração, especialmente se várias equipes fizerem parte da edição do jornal.
TV Corporativa:
Excelente opção para os mais diversos perfis de empresas. De fácil implantação e gestão simplificada, destaca-se das demais por ter forte apelo visual. Isso ocorre através da utilização de recursos visuais como o vídeo. Ademais, também apresenta alto índice de eficácia de informação e aderência, por permitir maior segmentação de conteúdo e ser acessível à todos os setores.
A TV Corporativa também permite escalar as informações, é mais sustentável por não exigir impressão de materiais gráficos e possibilita ações de alinhamento e engajamento de equipe, assim como treinamentos remotos.
Uma TV Corporativa bem utilizada, é sinônimo de uma Comunicação Interna eficiente. Se você ainda não está convencido que a TV corporativa é a melhor opção para a comunicação da sua empresa, clique aqui e deixe a Pix Mídia te mostrar!
