Que o home office e a comunicação assíncrona são realidades que vieram para ficar muita gente já sabe, mas será que as empresas estão 100% preparadas para lidar com os colaboradores trabalhando de casa?

O gerenciamento das equipes e tarefas é um dos maiores desafios, pois a gestão deve considerar que o funcionário tem outras demandas além das profissionais.

Isso porque os funcionários perceberam que o home office é mais flexível e oferece mais qualidade de vida, o que permite que eles deem conta de outras tarefas, aumenta a produtividade e faz com que eles permaneçam na empresa por mais tempo.

Por outro lado, não podemos ignorar a sensação de insegurança que acomete os líderes das organizações, que querem manter os bons resultados e a produtividade, mas não sabem como.

É por isso que muitos gestores acabam utilizando a comunicação síncrona para conduzir as equipes, ou seja, meios de contato em tempo real e que exigem respostas imediatas.

Exemplo disso é o WhatsApp, uma ferramenta bastante útil, mas que pode ser um problema se utilizada do jeito errado. Continue lendo e conheça as vantagens da comunicação assíncrona:

O que é a comunicação assíncrona?

Diferentemente da comunicação síncrona, a comunicação assíncrona não acontece em tempo real, e se encaixa melhor na dinâmica do home office, como é o caso do e-mail corporativo.

Isso porque a autonomia e a flexibilidade do teletrabalho têm ganhado cada vez mais espaço nas organizações, uma vez que permitem que os funcionários cumpram a sua carga horária em diferentes turnos ou fusos.

A comunicação assíncrona também pode ser uma solução para o microgerenciamento, que é a forma que muitos líderes encontraram de monitorar o que é feito, mas que não atrai bons resultados.

Controlar cada passo da equipe não garante que as atividades sejam entregues mais depressa e com qualidade. Além de contribuir com um ambiente tóxico, o microgerenciamento intimida os colaboradores, o que só atrapalha o desempenho deles.

Adotar canais como o e-mail e o gerenciador de tarefas é permitir que os colaboradores tenham mais controle da própria agenda. Assim, eles não precisam parar o que estão fazendo para responder uma solicitação, por exemplo.

Isso não quer dizer que os funcionários são mais relapsos com as entregas porque estão em casa. Informá-los com antecedência é uma forma de se planejar e evitar contratempos.

Conheça algumas vantagens da comunicação assíncrona:

1. Diminui o estresse

Imagine-se tentando se concentrar em determinada atividade enquanto recebe notificações de novas mensagens o tempo todo. Parece difícil manter o foco, não é mesmo?

A comunicação assíncrona no home office é uma forma de respeitar a individualidade e a agenda de cada colaborador. Afinal, ele não vai conseguir responder tudo em tempo recorde.

Faça um apanhado dos canais de comunicação assíncrona da empresa e sinalize quais serão utilizados para cada situação. Desse modo, todos se planejam para responder tudo, mas sem estresse.

Depositar confiança na equipe e no trabalho que ela realiza faz com que todos sintam-se motivados. Afinal, ninguém gosta de ser observado o tempo inteiro.

De acordo a Associação Internacional de Gerenciamento de Estresse no Brasil (Isma-BR), cerca de 70% da população ativa já apresentou sintomas de estresse.

Portanto, alinhe todos os métodos e extraia o que cada ferramenta oferece de melhor.

2. Evita reuniões desnecessárias

Quantas vezes você já se viu em uma reunião sem muito propósito?

Além de tomar o tempo de produção da equipe, a falta de direcionamento nos encontros, sejam eles online ou presenciais, é mais um desses protocolos que podiam ser resolvidos através de um e-mail.

Antes de qualquer coisa, certifique-se de que a reunião é necessária. Caso ela seja, defina previamente a pauta, o tempo de duração e quais serão os participantes.

É bem provável que com esses ajustes as reuniões sejam menos frequentes, mas isso não quer dizer que falta alinhamento, apenas que os encontros serão bem mais produtivos.

Vale ressaltar que utilizando ferramentas de gestão de tarefas e processos, tudo fica documentado e as orientações são mais claras, o que diminui a necessidade de interrupções para esclarecer dúvidas.

3. Melhora o planejamento

Já falamos aqui no blog sobre a importância de definir as prioridades e do quanto isso ajuda no planejamento das demandas do dia a dia.

A comunicação assíncrona segue o mesmo caminho, pois além de fortalecer o senso de responsabilidade da equipe, ela permite que as ações sejam melhor planejadas.

Em vez de comunicar os colaboradores em cima da hora sobre uma reunião ou treinamento, por exemplo, eles serão notificados com mais antecedência.

Sendo assim, todos conseguem ajustar as agendas e negociar novos prazos com os clientes, caso necessário. Para além do profissional, os funcionários têm mais tempo para organizar as tarefas da casa.

4. Respeita o perfil e o ritmo de cada um

O conceito de velocidade mudou bastante com o avanço da internet e das novas tecnologias. Por outro lado, apesar de estarmos nos adaptando, nem sempre conseguimos corresponder às expectativas dessas mudanças.

É preciso levar em conta que cada profissional tem o seu jeito. Ao passo que alguns são mais ágeis nas entregas, outros possuem outras habilidades que também fazem a diferença na organização.

A comunicação assíncrona considera que os colaboradores não são produtivos 100% do tempo. Essa oscilação justifica-se por fatores externos, como a instabilidade da conexão, ou simplesmente pelo bloqueio criativo, algo comum entre os profissionais da comunicação, design e áreas afins.

Evitar interrupções desnecessárias faz com que a produção flua mais e melhor, o que garante entregas de mais qualidade e não afeta o emocional dos colaboradores.

Portanto, nada de vigiá-los com exagero!

Conclusão

Buscar uma resposta imediata está longe de ser um problema. Afinal, isso faz parte do dia a dia de muitas empresas. O que não pode acontecer é transformar a exceção em regra, pois os pedidos de última hora atrapalham a produtividade.

Portanto, seja gentil na hora de explicar o motivo da urgência e dê opções para que o colaborador entregue o que está sendo solicitado.

De acordo com a Oficeless, empresas remotas mais maduras são assíncronas por padrão. Assim, a comunicação fica mais organizada, o trabalho é mais confiável e verdadeiramente flexível.

Nesse sentido, nada mais justo que as organizações que adotaram o home office recentemente sigam o exemplo de empresas com mais tempo de mercado.

Afinal, o teletrabalho é um modelo que não compromete o desempenho e a produtividade da equipe, mas sim oferece o bem-estar e a flexibilidade que ela precisa para entregar um bom trabalho e manter a estabilidade emocional.