Você provavelmente está bem familiarizado com o termo terceirização ou, ainda, outsourcing. E não é para menos, pois essa estratégia, quando bem aplicada, pode reduzir custos, aumentar a eficiência e trazer expertise especializada.

Isso é comprovado! Pesquisas mostram que a terceirização pode aumentar a eficiência das empresas em até 25%. No entanto, a prática também exige alguns cuidados para evitar armadilhas.

Neste guia completo, você vai entender o que é outsourcing, como ele funciona na prática e quais são suas principais vantagens e desvantagens

Além disso, vamos ajudar você a identificar quais áreas terceirizar, bem como apresentar dicas de como implementar essa estratégia com segurança. Boa leitura!

O que é outsourcing e como funciona?

O outsourcing, ou terceirização, envolve a contratação de especialistas externos para cuidar de tarefas específicas da sua empresa. 

Pense nisso como montar um time de reforço com habilidades sob medida, permitindo que sua organização foque no que realmente faz de melhor.

Como funciona na prática?

A terceirização pode ser aplicada em diferentes níveis, desde funções operacionais básicas até processos estratégicos mais complexos. 

Empresas de tecnologia, por exemplo, costumam terceirizar oo desenvolvimento de aplicativos para equipes especializadas, enquanto mantêm internamente o controle sobre o design e a experiência do usuário.

Os três modelos mais utilizados são:

• offshore, quando você contrata serviços em outros países, geralmente para reduzir custos;
• onshore, quando a opção é buscar prestadores locais;
• híbrido, onde parte do trabalho é interno e a outra é terceirizada.

Grandes marcas como Apple e Nike transformaram o outsourcing em arte. Enquanto concentram seus esforços em design e inovação, terceirizam a produção para fabricantes especializados ao redor do mundo. 

Essa estratégia permite que as marcas mantenham agilidade e qualidade sem precisar operar fábricas próprias em todos os mercados.

Quais são as principais vantagens do outsourcing?

O outsourcing não é apenas uma forma de reduzir custos. Quando bem implementado, ele se torna uma estratégia poderosa para impulsionar resultados.

Continue para saber mais:

Redução de custos estruturais

A terceirização permite uma economia significativa ao transformar custos fixos em variáveis. Empresas deixam de arcar com despesas como a folha de pagamento completa, os benefícios trabalhistas e a infraestrutura física. 

Um exemplo clássico são os call centers terceirizados, onde a empresa paga apenas pelo serviço efetivamente utilizado, sem precisar manter uma estrutura interna de atendimento.

Acesso imediato a especialistas

Em vez de investir tempo e recursos no treinamento de equipes internas, o outsourcing oferece acesso direto a profissionais altamente qualificados.

As consultorias especializadas em RH estratégico, por exemplo, trazem metodologias atualizadas e as melhores práticas do mercado, sem que a empresa precise desenvolver essa competência internamente.

Escalabilidade sob demanda

A flexibilidade é um dos maiores trunfos da terceirização. Empresas podem rapidamente ampliar ou reduzir equipes de acordo com as flutuações do mercado.

As startups de tecnologia, por exemplo, frequentemente utilizam desenvolvedores sob demanda para projetos específicos, evitando contratações permanentes que podem não fazer sentido a médio e longo prazo.

Foco no negócio principal

Ao delegar atividades secundárias, a empresa pode concentrar seus esforços e recursos no que realmente a diferencia no mercado. Grandes e-commerces, por exemplo, costumam terceirizar toda a operação logística, permitindo que se dediquem exclusivamente à experiência do cliente e ao desenvolvimento de produtos.

Risco operacional reduzido

A terceirização transfere parte dos riscos operacionais para o parceiro especializado. Quando se contrata uma empresa para cuidar da folha de pagamento, por exemplo, ela assume a responsabilidade por manter-se atualizada com todas as mudanças na legislação trabalhista, entre outras demandas

Implementação rápida de novas tecnologias

Parceiros especializados geralmente possuem acesso a tecnologias de ponta que seriam caras para implementar internamente. Uma empresa de marketing, por exemplo, pode terceirizar sua análise de dados através de uma plataforma especializada em big data, obtendo informações poderosas sem precisar construir essa capacidade do zero.

Quais são as desvantagens e os riscos do outsourcing?

Apesar das vantagens, tudo tem dois lados. Por isso, é importante avaliar bem os parceiros escolhidos para, assim, não cair nas principais armadilhas que podem estar associadas a esse modelo de trabalho.

Vamos falar sobre isso?

Perda de controle

Quando você terceiriza, pode abrir mão do comando direto sobre processos que podem ser vitais. Imagine delegar seu atendimento ao cliente e descobrir que a equipe externa está usando scripts desatualizados, ou pior, tratando mal seus clientes mais valiosos? 

Ou seja, sem um acompanhamento minucioso, você só descobre os problemas quando eles já viraram crises. Esse é um belo exemplo da importância de fazer uma escolha bem-feita quando o assunto é um parceiro de outsourcing. 

Qualidade questionável

Muitas empresas caem na lábia de fornecedores que prometem ouro e entregam cobre. Sem um processo rigoroso de seleção e monitoramento, é possível que os serviços contratados saiam mais caros para corrigir do que se fossem realizados internamente. 

E o pior? Quando o problema aparece, o contrato está assinado e você fica refém até o vencimento. Sendo assim, pesquise bem a reputação da empresa em questão e, se possível, busque opiniões de quem já fechou negócio com ela. 

Falta de cultura e lealdade

Pode ser natural que profissionais terceirizados não tenham o mesmo nível de envolvimento que uma equipe interna. Afinal, esses profissionais costumam seguir  processos, não propósitos. Isso cria uma divisão perigosa entre “nós” e “eles”, além de minar a cultura que você tanto trabalhou para construir. Pior ainda quando os clientes percebem essa desconexão!

Dessa forma, a dica é: busque sempre parceiros que estejam dispostos a vestir a camisa da sua empresa, mesmo que de uma maneira diferente. Um exemplo disso está bem aqui, na Pix Mídia. Afinal, atender você com qualidade e lealdade é a nossa missão. Estamos aqui para revolucionar o modo como a sua empresa se comunica e trabalha! 

Como identificar as áreas adequadas para terceirizar?

A terceirização pode ser uma jogada estratégica poderosa, mas também um tiro pela culatra se aplicada nos pontos errados e com os parceiros errados. O segredo está em saber separar o que vale a pena delegar para fora do que deve permanecer sob seu controle direto. 

Confira algumas dicas!

Quando a terceirização faz sentido?

Para atividades que não fazem parte do seu core business, como serviços de limpeza ou manutenção predial, a terceirização é quase sempre a escolha certa. Essas são funções importantes, mas que não diferenciam seu negócio no mercado.

Além disso, projetos com prazo determinado, como uma campanha de marketing sazonal ou o desenvolvimento de um aplicativo específico, também se encaixam perfeitamente. Você ganha acesso a talentos especializados apenas pelo tempo necessário, sem os custos fixos de contratação.

E, quando falamos de habilidades ultra-especializadas, como análise preditiva de dados ou consultoria em regulamentações setoriais complexas, a terceirização permite acessar conhecimentos que seriam caríssimos ou difíceis de manter internamente.

Outra ideia bacana de outsourcing é a área de comunicação interna e de endomarketing. Com a Pix Mídia, por exemplo, você conquista uma parceria estratégica, que atua como extensão da equipe, com alinhamento, confiança e foco em resultados. E, com isso, tem mais tempo para focar em outras áreas da sua empresa.

Onde a terceirização pode ser arriscada?

De modo geral, os processos que definem sua vantagem competitiva e cultura organizacional devem permanecer nas mãos da sua equipe. A gestão de talentos, o desenvolvimento de produtos principais e a tomada de decisão estratégica são exemplos claros do que não se deve delegar.

Além disso, questões que envolvem dados sensíveis, como informações financeiras ou de recursos humanos, também exigem cautela. A conveniência de terceirizar a folha de pagamento, por exemplo, pode não compensar os riscos de segurança e conformidade.

Quais são os passos para implementar o outsourcing com sucesso?

Vamos explorar as etapas para garantir que a terceirização seja vantajosa para todos os envolvidos!

Defina objetivos claros e mensuráveis

Antes de procurar fornecedores, responda com precisão: o que você realmente espera alcançar? Seja específico em suas metas:

• redução de custos operacionais em X%;
• acesso a tecnologias ou habilidades específicas que faltam internamente;
• ganho de flexibilidade para escalar operações rapidamente;
• melhoria em indicadores específicos de qualidade ou produtividade.

Ter essas respostas claras desde o início evita frustrações futuras e ajuda a selecionar o parceiro ideal.

Selecione o parceiro com critérios estratégicos

A escolha do parceiro vai muito além do preço. Considere:

• histórico comprovado em projetos similares;
• compatibilidade cultural com sua organização;
• certificações e compliance com regulamentações do seu setor;
• capacidade de inovar e se adaptar às suas necessidades futuras.

Uma dica valiosa: se possível, visite pessoalmente as operações do potencial parceiro antes de decidir. Ou, como mencionado anteriormente, faça uma pesquisa minuciosa sobre a reputação da empresa e a opinião de outros clientes sobre ela.

Promova uma integração cultural efetiva

Aqui, temos um desafio, já que a empresa parceira também tem o seu time de RH. No entanto, atenção: os terceirizados não devem ser tratados como “forasteiros”. Para melhorar os resultados:

• inclua os colaboradores externos em treinamentos relevantes;
• convide-os para eventos corporativos e programas de reconhecimento;
• designe um “embaixador” interno para facilitar a comunicação;
• compartilhe os valores e objetivos estratégicos da sua empresa.

Mantenha um monitoramento ativo

A gestão do outsourcing não termina com a contratação. Implemente:

• reuniões de acompanhamento regulares (quinzenais ou mensais);
• relatórios de desempenho comparando resultados com as metas originais;
• pesquisas de satisfação com as equipes internas que interagem com o serviço;
• revisões contratuais periódicas para ajustar às mudanças do negócio.

Tenha um plano de transição e contingência

Nesse momento, se prepare para:

• transferência de conhecimento contínua entre as equipes;
• alternativas caso o parceiro não atenda às expectativas;
• mudanças de escopo ou necessidades ao longo do tempo.

Quando implementado com estratégia, o outsourcing permite o crescimento ágil sem altos investimentos fixos. Além disso, facilita o acesso a talentos globais e otimiza a redução de custos operacionais.

Quer maximizar os seus resultados? Combine a terceirização com bons aparatos tecnológicos e conte com a ajuda da Pix Mídia para melhorar a sua comunicação interna! Para mais informações, nos siga nas redes sociais: Instagram e LinkedIn. Estamos à disposição!