A comunicação interna reúne os diferentes fluxos de informação utilizados por uma empresa para conversar com seu público interno. Ela está presente em comunicados, reuniões, treinamentos, mensagens, murais, intranets, aplicativos, TVs corporativas e em diversas outras ferramentas de comunicação.
Existem diferentes formas de organizar esses fluxos. Algumas consideram o meio utilizado, como a comunicação escrita e verbal. Outras observam a direção da informação dentro da estrutura da empresa, como a comunicação vertical, horizontal e diagonal.
Entender essas diferenças ajuda a escolher a melhor forma de transmitir uma informação para cada situação, considerando o objetivo da mensagem, as diferentes áreas envolvidas e o perfil dos colaboradores.
Neste artigo, você vai conhecer os cinco tipos mais comuns e entender como eles podem ser aplicados na sua organização. Continue lendo:
Afinal, qual é a relevância de entender os tipos de comunicação interna?
A comunicação interna é uma parte importante da rotina de qualquer organização. É por meio dela que informações sobre estratégias, mudanças, processos, benefícios, resultados e acontecimentos da empresa chegam aos colaboradores.
Uma comunicação bem estruturada pode ajudar a:
- alinhar os colaboradores aos objetivos da empresa;
- facilitar a circulação de informações entre diferentes áreas;
- orientar equipes sobre processos e mudanças;
- fortalecer a cultura organizacional;
- aumentar a transparência;
- estimular o relacionamento entre equipes;
- apoiar ações de endomarketing;
- melhorar o acesso do público interno às informações.
Ela também está diretamente relacionada à experiência dos colaboradores nos ambientes de trabalho. Quando uma informação importante não chega às pessoas certas, chega tarde ou é transmitida de maneira pouco clara, podem surgir dúvidas, retrabalho e ruídos entre as equipes.
Por isso, não basta produzir conteúdo. É preciso pensar o que comunicar, para quem, por qual canal e em qual momento.
Comunicação interna e cultura organizacional
A comunicação interna e o endomarketing também têm relação direta com a cultura organizacional. É por meio das mensagens, comportamentos e práticas do dia a dia que valores e princípios deixam de estar apenas no discurso e passam a fazer parte da experiência dos colaboradores.
Nesse contexto, a comunicação visual também pode ajudar. Elementos visuais presentes em murais, TVs corporativas, aplicativos e outros canais tornam determinadas informações mais fáceis de identificar e podem reforçar campanhas, valores e mensagens importantes.
A comunicação, portanto, não acontece apenas por meio das palavras. Em uma conversa presencial, por exemplo, linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz também interferem na maneira como uma mensagem é percebida.
Conheça os cinco tipos de comunicação interna
Os cinco tipos apresentados neste artigo podem ser divididos em duas perspectivas.
A comunicação escrita e verbal está relacionada principalmente à forma como a mensagem é transmitida. Já a comunicação vertical, horizontal e diagonal considera a direção que a informação percorre dentro da estrutura organizacional.
São elas:
- Comunicação escrita
- Comunicação verbal
- Comunicação vertical
- Comunicação horizontal
- Comunicação diagonal
Uma mesma mensagem pode, inclusive, combinar essas características. Um comunicado escrito enviado pela liderança para uma equipe, por exemplo, pode ser uma comunicação escrita e, ao mesmo tempo, vertical.
Vamos entender cada uma delas.
1. Comunicação escrita
A comunicação escrita acontece quando a informação é transmitida por meio de textos. É uma das formas mais utilizadas pelas empresas porque permite registrar informações e adaptar a mensagem a diferentes canais.
Ela pode aparecer em:
- comunicados;
- e-mails;
- newsletters;
- murais;
- intranet;
- aplicativos corporativos;
- documentos e políticas internas;
- mensagens instantâneas;
- TVs corporativas;
- redes sociais internas.
Uma das principais vantagens desse formato é a possibilidade de consultar novamente a informação sempre que necessário. Isso é especialmente útil para comunicados sobre processos, benefícios, políticas, mudanças e orientações.
A escolha do canal também faz diferença. Um aviso urgente pode funcionar melhor em uma rede social corporativa, enquanto uma campanha visual pode ganhar mais destaque em uma TV corporativa ou em um mural.
2. Comunicação verbal
A comunicação verbal acontece por meio da fala e está muito presente na rotina das empresas.
Reuniões, treinamentos, palestras, workshops, conversas entre líderes e equipes e apresentações são alguns exemplos.
Esse formato permite interação imediata. Os colaboradores podem fazer perguntas, apresentar opiniões e esclarecer dúvidas durante a conversa.
Em encontros presenciais, outros elementos também influenciam a comunicação, como o tom de voz, as expressões faciais e a linguagem corporal.
Por isso, a comunicação verbal não depende apenas das palavras utilizadas. A maneira como uma mensagem é apresentada também pode alterar sua interpretação.
3. Comunicação vertical
A comunicação vertical acontece entre diferentes níveis hierárquicos da organização.
Ela pode ocorrer de cima para baixo, quando uma liderança transmite uma informação para sua equipe, ou de baixo para cima, quando colaboradores levam informações, sugestões ou problemas para seus gestores.
Alguns exemplos são:
- a diretoria comunicando uma mudança estratégica;
- um gestor orientando sua equipe sobre um novo processo;
- colaboradores apresentando sugestões à liderança;
- equipes reportando resultados ou problemas aos gestores.
Esse fluxo é importante para conectar a estratégia da empresa à operação e também para levar informações da operação até os níveis de decisão.
4. Comunicação horizontal
A comunicação horizontal acontece entre pessoas ou equipes que estão no mesmo nível hierárquico ou que trabalham em posições equivalentes dentro da organização.
Ela facilita a colaboração e a troca de informações no dia a dia.
Um time de RH compartilhando uma informação com outro profissional de RH, por exemplo, ou duas equipes trabalhando juntas para resolver uma demanda são situações que podem envolver esse tipo de comunicação.
Ela também pode contribuir para o relacionamento interpessoal e para a integração entre equipes, principalmente em empresas com muitos setores ou unidades.
5. Comunicação diagonal
A comunicação diagonal acontece entre pessoas de diferentes áreas e níveis hierárquicos, sem necessariamente seguir uma relação direta de liderança.
Imagine, por exemplo, um profissional de Marketing conversando diretamente com um gestor da área Comercial para desenvolver uma campanha. Ou uma pessoa do RH trabalhando com um coordenador de outra área em um projeto interno.
Esse tipo de fluxo pode facilitar a colaboração entre diferentes áreas e tornar os processos mais ágeis.
Também pode ser utilizado em projetos que envolvem profissionais de diferentes departamentos, campanhas de endomarketing e iniciativas que precisam conectar pessoas com funções e níveis hierárquicos distintos.
Como escolher o melhor canal de comunicação interna?
Conhecer os tipos de comunicação interna é apenas uma parte do processo. Também é necessário escolher os canais mais adequados para cada mensagem.
Uma empresa pode utilizar diferentes ferramentas de comunicação de acordo com o perfil do público interno, o tipo de informação e a urgência do comunicado.
Por exemplo:
| Situação | Canal que pode funcionar |
|---|---|
| Comunicado urgente | Aplicativo, mensagem ou TV corporativa |
| Política ou documento | Intranet ou aplicativo |
| Campanha interna | TV corporativa, aplicativo e outros canais visuais |
| Treinamento | Reunião, vídeo ou plataforma de aprendizagem |
| Pesquisa com colaboradores | Aplicativo ou plataforma de pesquisas |
| Informações do dia a dia | Mural, TV corporativa ou aplicativo |
| Comunicação entre equipes | Reuniões, mensagens e ferramentas colaborativas |
O mais importante é evitar depender de um único canal para todas as situações.
Uma informação pode até ser publicada em diferentes meios, mas a estratégia deve considerar onde cada público realmente costuma buscar informações.
Os tipos de comunicação interna estão dentro de três níveis
Além das formas e dos fluxos apresentados anteriormente, a comunicação dentro das empresas também pode ser observada a partir de três níveis: estratégico, tático e operacional.
Nível estratégico
Está relacionado às decisões e aos direcionamentos mais amplos da organização.
É onde entram informações sobre missão, visão, valores, objetivos, posicionamento e estratégia da empresa.
Nível tático
Transforma os direcionamentos estratégicos em ações e orientações para as diferentes áreas.
Nesse nível, a comunicação ajuda gestores e equipes a entenderem o que precisa ser feito para alcançar os objetivos definidos pela organização.
Nível operacional
Está relacionado à rotina e à execução das atividades.
São informações que ajudam os colaboradores a realizar seu trabalho no dia a dia, como processos, horários, avisos, orientações, comunicados e informações práticas.
Os três níveis precisam estar conectados. Afinal, não adianta comunicar uma estratégia sem explicar como ela será colocada em prática, assim como não é suficiente transmitir tarefas sem mostrar como elas contribuem para os objetivos da empresa.
Como melhorar a comunicação interna da sua empresa?
Uma boa estratégia começa entendendo o público, os objetivos e os canais disponíveis.
Antes de escolher uma ferramenta, vale responder algumas perguntas:
- Quem precisa receber essa informação?
- A mensagem é estratégica, tática ou operacional?
- É necessário permitir interação ou apenas transmitir a informação?
- O conteúdo precisa ficar disponível para consulta posterior?
- Existem diferentes áreas, turnos ou unidades que precisam receber mensagens específicas?
- Qual canal é mais acessível para esse público?
- A informação precisa ser reforçada em mais de um canal?
A partir dessas respostas, fica mais fácil construir uma estratégia de comunicação interna e endomarketing que faça sentido para a realidade da empresa.
Conhecer os diferentes tipos de comunicação é só o começo. No curso Comunicação Interna na Prática, você aprende a transformar conceitos em ações, organizar sua estratégia e planejar uma comunicação mais eficiente para os colaboradores.
Use a TV corporativa como uma ferramenta de comunicação interna
Em empresas com equipes distribuídas entre diferentes ambientes, unidades ou turnos, manter todos informados pode ser um desafio.
A TV corporativa pode funcionar como um dos canais da estratégia, exibindo comunicados, campanhas, informações institucionais, indicadores, avisos e outros conteúdos diretamente nos ambientes de trabalho.
Com uma plataforma de gerenciamento, também é possível atualizar os conteúdos remotamente e direcionar informações para diferentes telas ou unidades.
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