Como melhorar a comunicação com pacientes na sala de espera

Para entender como melhorar a comunicação com pacientes na sala de espera, é preciso se colocar no lugar de quem aguarda atendimento, ou seja, os pacientes.

Será que eles conhecem os serviços que a clínica ou consultório oferece? Sabem quais profissionais atendem no local? E como agendar uma consulta?

Essas e outras dúvidas podem ser respondidas por meio de telas de sinalização digital, instaladas na sala de espera, nos corredores e em outras áreas comuns.

Neste artigo, você vai descobrir o que exibir, com que frequência e como organizar a programação para informar os pacientes durante a espera.

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O que é sinalização digital na sala de espera?

A sinalização digital é um sistema que utiliza telas para exibir conteúdos definidos pela clínica, consultório ou espaço de saúde.

Essas telas levam informações úteis aos pacientes e podem ajudar a reduzir a sensação de demora durante a espera.

A programação pode incluir orientações sobre o atendimento, apresentação dos serviços e especialidades disponíveis, além de dicas e conteúdos educativos.

Além disso, o gerenciamento é feito à distância. Assim, a equipe pode atualizar avisos, agendar conteúdos e ajustar a programação sem precisar acessar cada TV no local.

Mas, afinal, como melhorar a comunicação com pacientes na sala de espera?

Se você quer saber como melhorar a comunicação com pacientes na sala de espera, comece perguntando aos recepcionistas quais são as dúvidas mais comuns dos pacientes. 

Em seguida, transforme as respostas em conteúdos curtos, objetivos e de alto impacto visual, substituindo os canais de TV por uma programação que realmente faça sentido para esse público. 

Assim, os pacientes podem entender como o local funciona e saber o que precisam fazer antes mesmo de serem chamados para o atendimento.

Confira o passo a passo:

• Identifique as dúvidas frequentes com a recepção;
• Alterne avisos, serviços e conteúdos educativos;
• Use pouco texto por tela e garanta tempo para a leitura;
• Aplique hierarquia visual, espaçamento, contraste e fontes legíveis;
• Mantenha a grade de programação atualizada.

O que mostrar nas telas da sala de espera?

O tipo de conteúdo varia de negócio para negócio. Porém, algumas mensagens são comuns à maioria das salas de espera, com pequenos ajustes para a realidade de cada ambiente.

Em uma clínica odontológica, por exemplo, as TVs podem exibir o antes e depois de tratamentos e procedimentos, desde que haja autorização prévia dos pacientes e sejam respeitadas as regras de divulgação da profissão. 

Conheça alguns tipos de conteúdo que podem compor a sua grade de programação:

1. Respostas às dúvidas frequentes

Use as telas para explicar o que o paciente precisa saber ao chegar ao local:

• Documentos necessários;
• Horários de funcionamento;
• Canais para agendar ou remarcar consultas e exames;
• Como acessar resultados de exames;
• Localização de consultórios, setores e serviços.

Indique o que fazer e por qual canal. Para remarcar uma consulta ou exame, por exemplo, informe o número de WhatsApp e o horário de atendimento.

2. Apresentação de serviços e especialidades

Divulgue tratamentos, exames e especialidades disponíveis na clínica ou no consultório. Explique brevemente como cada serviço funciona e como buscar mais informações.

Uma clínica estética, por exemplo, pode apresentar serviços como limpeza de pele e depilação a laser, explicando como agendar uma avaliação. 

Já uma clínica com várias especialidades pode reservar um espaço da programação para cada área. 

3. Conteúdos educativos e de interesse do público

As telas de sinalização digital também podem reforçar hábitos saudáveis e informar os pacientes por meio de campanhas de conscientização, como Outubro Rosa e Novembro Azul.

Essas campanhas abordam cuidados preventivos e sintomas que merecem atenção. Por isso, aproveite a sala de espera para compartilhar essas orientações e incentivar os pacientes a esclarecer dúvidas e buscar atendimento médico, quando necessário.

Como criar uma grade de programação para a sala de espera

Depois de escolher os conteúdos, defina a sequência e o tempo de exibição de cada material. Para isso, considere quanto tempo os pacientes costumam aguardar e quais mensagens precisam aparecer nesse intervalo.

1. Duração da programação

Se a espera costuma durar dez minutos, evite montar uma sequência de vinte minutos sem repetir as informações essenciais.

Parte dos pacientes pode ser chamada antes de vê-las, fazendo com que as mesmas dúvidas continuem aparecendo.

Por isso, distribua as mensagens mais importantes ao longo da grade e intercale as repetições com outros conteúdos para que a programação não fique cansativa.

2. Tempo de leitura

Exiba cada peça por tempo suficiente para uma leitura tranquila. Faça um teste: leia o conteúdo completo, sem pressa, antes de definir a duração.

Nos vídeos, use legendas para que a mensagem possa ser compreendida mesmo com o som desligado.

3. Personalização dos conteúdos

Se o público costuma variar bastante, uma única tela e uma única grade de programação podem não ser suficientes para atender à demanda.

Isso porque grande parte do sucesso de um sistema de sinalização digital depende de quanto o conteúdo está adaptado ao público que vai assisti-lo.

Uma clínica menor pode se beneficiar de poucas telas e de uma grade que permaneça no ar por mais tempo. 

Já uma rede de franquias pode exigir um sistema mais robusto, que comporte mais telas e permita atualizações mais frequentes.

4. Janela de atualização

Uma campanha sazonal chegou ao fim, mas os conteúdos continuam sendo exibidos? E o número da central de agendamento mudou, mas o antigo continua na grade de programação?

Tudo isso contribui para que um canal que deveria orientar e conquistar a confiança das pessoas se torne desatualizado e gere mais dúvidas do que respostas.

Por isso, estabeleça uma rotina de revisão e atualização dos conteúdos.

Como avaliar se a comunicação na sala de espera está funcionando?

Depois de colocar a programação no ar, acompanhe a percepção dos pacientes e da recepção. Algumas perguntas ajudam nessa avaliação:

• Os pacientes conseguem ler as mensagens?
• O tempo de exibição é suficiente?
• As dúvidas abordadas nas telas continuam sendo frequentes?
• Algum conteúdo desperta perguntas sobre os serviços?

Com base nessas respostas, fica mais fácil fazer ajustes. Caso uma orientação continue gerando dúvidas, revise o texto, altere o formato ou divida a explicação em etapas. 

Em seguida, fique de olho para verificar se a mudança facilitou a compreensão dos pacientes. 

Como instalar uma TV na sala de espera?

Para utilizar o ImidiaTV, solução de sinalização digital da Pix Mídia, sua clínica ou consultório precisa de uma TV compatível, acesso à internet e um local adequado para instalação.

A solução inclui o Pix Player, um equipamento que reproduz os conteúdos, e o acesso à plataforma de gerenciamento.

A Pix Mídia não fornece a televisão, mas oferece orientação para implantação, treinamento e suporte à equipe responsável pela gestão das TVs.

Antes de instalar, confira se a tela está visível a partir dos assentos e se há reflexos que dificultam a leitura.

Como a equipe gerencia a programação?

Uma das principais vantagens da plataforma é a possibilidade de gerenciar as telas e os conteúdos de forma remota e centralizada. 

Diferentemente de um mural impresso ou de conteúdos armazenados em pen drive, a atualização é feita pelo navegador, sem precisar ir até cada televisor para trocar os materiais manualmente. 

Devo criar todos os conteúdos do zero?

Sim. O ImidiaTV possui uma biblioteca de conteúdos genéricos, mas esses materiais não abordam informações específicas do seu negócio. 

Por isso, recomendamos que você também produza materiais personalizados para suas necessidades e seu público. 

Para facilitar esse processo, a plataforma oferece um editor de templates nativo e permite incluir diferentes formatos de conteúdo, como imagens e vídeos.

Posso começar com uma só TV na sala de espera?

Sim. A estrutura pode atender desde um consultório com uma tela até clínicas com vários ambientes ou unidades, conforme a necessidade de cada local.

Melhore a comunicação da sua sala de espera com o ImidiaTV

Agora que você sabe como melhorar a comunicação na sala de espera, conheça os recursos do ImidiaTV para colocar sua programação no ar.

Converse com a equipe da Pix Mídia e saiba como implantar a solução na sua clínica ou consultório.